Sistem Informasi Surat Menyurat pada Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) Universitas PGRI Kanjuruhan Malang Berbasis Web

Abstract

Abstrak. BEM Universitas PGRI Kanjuruhan Malang, dalam kesehariannya organisasi ini tidak terlepas dari kegiatan surat menyurat.Berdasarkan hasil wawancara kepada sekretaris organisasi BEM (2021), saat ini proses surat menyurat masih diketik pada Ms.Word dengan banyak file-file surat kemudian dicetak pada selembar kertas yang selanjutnya ditandatangani oleh ketua organisasi dan anggota lainnya yang dibutuhkan. Permasalahan pada proses pembuatan surat yaitu proses pengarsipan surat masuk dan keluar disimpan pada folder-folder rak surat,sekertaris organisasi terkadang lupa urutan nomor surat yang sedang dibuat,surat yang ingin ditandatangani harus menunggu ketua BEM. Selain itu, permasalahan lain yaitu surat terkadang tidak sampai kepada penerima surat saat didistribusikan. Berdasarkan hasil riset yang dilakukan,dibutuhkan sebuah sistem untuk membantu proses pembuatan surat menyurat,pengarsipan surat sampai pada tahap pendistribusian surat di BEM Universitas PGRI Kanjuruhan Malang dan membantu ketua organisasi untuk memberikan persetujuan surat apabila sedang tidak ditempat yang bisa diakses kapanpun dan dimanapun. Maka perlu dirancang dan dibangun sistem informasi administratif berbasis web yang dapat mengoptimalkan sekertaris BEM dalam membuat surat dengan nomor surat otomatis, mengarsip data surat sesuai dengan kategori surat, hemat biaya dan ruang penyimpanan, mengektifkan pendistribusian surat, serta mengoptimalkan ketua dalam memberikan persetujuan tanda tangan walaupun tidak di tempat. Sesuai hasil perhitungan menggunakan UAT untuk mengetahui keefektifan aplikasi yang dibuat, rata-rata persentase adalah 82% dari hasil presentasi ini dapat dikatakan respnden setuju dengan adanya Sistem Informasi Administratif Surat Menyurat Pada Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) Universitas PGRI Kanjuruhan Malang Berbasis Web. Kata Kunci: Sistem Informasi,Surat Menyurat, Metode Waterfall
PENDAHULUAN